Oriënterend gesprek
In een eerste (gratis) oriënterend gesprek met de opdrachtgever wordt bepaald wat de doelstelling is van het te organiseren evenement en op welk gebied de organisatorische ondersteuning gewenst geboden kan worden. Er wordt afgesproken of en op welke termijn er offerte zal worden uitgebracht door OBW. Afhankelijk van de grootte en aard van het evenement zal worden afgesproken of er,en zo ja welke, kosten aan het maken van een offerte zijn verbonden. Dit diens dan schriftelijk te worden vastgelegd.



Offerte
Vervolgens sturen wij een offerte waarin is opgenomen:

• een programmavoorstel
• een taakomschrijving
• een raming van onze met de organisatie gemoeide aantal uren
• In overleg kan daar ook de raming van de totale kosten deel van uitmaken
• de voorwaarden volgens welke ons bureau werkt
• een tijdsplanning m.b.t. de uitvoering

Taakomschrijving
Dit voorstel wordt besproken en er wordt bepaald welke taken wel en niet door ons verricht dienen te worden. Het is namelijk ook goed mogelijk dat besloten wordt dat het budgettair en/of organisatorisch aantrekkelijker is bepaalde werkzaamheden binnen het bedrijf van de opdrachtgever te laten verrichten.

Wij beschikken over een groot bestand aan leveranciers van diensten maar zijn als onafhankelijk bureau geenszins aan hen gebonden. Indien u de voorkeur geeft aan uw eigen relaties kunnen wij daar in overleg mee samenwerken.

Contract
Indien beide partijen met het uiteindelijke voorstel akkoord gaan wordt door ons een contract opgesteld met daarin omschreven:

• het definitieve programma
• de taakomschrijving van ons bureau
• de kostenraming
• de honorering van ons bureau en de wijze en termijnen van betaling daarvan
• de taakverdeling m.b.t. de betalingen aan derden
• de annuleringsvoorwaarden

Na ondertekening wordt dit contract beschouwd als opdrachtbevestiging.

NB: Het is gebruikelijk dat 50% van de organisatiekosten wordt betaald bij ondertekening van de opdrachtbevestiging. Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de eindafrekening. Bij grote en langdurige projecten kan een aangepaste betalingswijze in termijnen worden afgesproken.



Uitvoering
Vervolgens gaan we aan het werk met de daadwerkelijke uitvoering, waarbij regelmatig contact wordt onderhouden met de opdrachtgever over de voortgang.
Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de gespecificeerde eindafrekening.

Er zal een evaluatievergadering plaatsvinden waarbij het gehele verloop en de kosten van het evenement besproken en vastgelegd wordt.